Le service Achat d’une entreprise peut être amené à gérer une multitude d’achats différents, suivant ses interlocuteurs et les choix stratégiques de la direction.
La mise en place de procédures communes, respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise, est une étape indispensable pour améliorer la qualité du service.
C’est une démarche trop souvent négligée qui pourtant permet de diffuser les bonnes pratiques et de les pérenniser.
Diffuser les bonnes pratiques
La rédaction et la diffusion de procédures internes permet de déployer sur l’ensemble d’un site ou d’une structure les bonnes pratiques achats auprès des clients internes. La démarche se construit en deux étapes : la première consiste à faire un état des lieux des pratiques en cours (qu’elles soient ou non déjà formalisées de manière officielle) pour voir s’il est possible de les homogénéiser, et surtout d’améliorer leur efficacité ou dans un premier temps peut-être simplement leur suivi et leur respect… Une fois ce travail effectué, la deuxième étape consiste à définir le type de procédure, son usage et son but, ainsi que son périmètre : quels vont être les acteurs concernés, et comment allez-vous les impliquer dans la mise en œuvre de ce nouvel outil…
La procédure générale d’achat
Selon la culture existante dans l’entreprise, et la complexité du processus d’achat ou de l’organisation interne, les procédures peuvent être décrites de manière plus ou moins précise et détaillée, ou encore de manière plus ou moins technique. S’il n’existe pas vraiment de procédure-type, elle doit permettre d’améliorer l’organisation actuelle, et donc refléter les conditions opérationnelles dans lesquelles les achats se déroulent. Ainsi, la procédure contiendra les indications pour gérer par exemple :
• La demande d’achat (D.A.) du client interne
• Le sourcing, ou la consultation des fournisseurs
• La négociation
• La/les commandes
• La réception
Les différentes autres procédures
En termes de qualité et d’efficience du service, plus les procédures sont écrites, respectées, remises à jour de manière régulière, plus votre service achat sera performant.
Vous pouvez ainsi mettre en place une procédure qualité, une procédure sur le reporting, ou encore une procédure de délégation d’engagement des achats. De manière plus ciblée, vous pouvez mettre en place des procédures spécifiques par catégories de produit.
N’oubliez pas non plus que tous vos interlocuteurs internes dans l’entreprise n’utilisent pas les mêmes outils que vous tout au long de l’année : pensez à rédiger des modes opératoires pour l’intranet des achats si vous en avez mis un en place, ou encore pour générer des tableaux de reporting complets et exploitables… Dans ce domaine, expliquer et former les utilisateurs est une première étape, mais formaliser les modes opératoires dans des documents dédiés permet un gain de temps et d’efficacité dans le déploiement et la pérennité des bonnes pratiques !
Dernier document incontournable et de plus en plus d’actualité : avez-vous pensé à rédiger une charte sur l’éthique et les relations fournisseurs ?
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