La gestion des risques fournisseurs est devenu une activité importante pour un service achats. En effet, les enjeux sont importants, les environnements incertains et variables, la complexité grandissante (internationalisation, externalisation, réglementation …) et surtout, les entreprises se doivent de protéger leurs sources et leurs ressources externes ainsi que leur image vis-à-vis des clients.
Les 5 domaines du risque fournisseurs
Gérer les risques implique de mener régulièrement et de façon structurée des actions d’évaluation, ou a minima de réflexion, sur ces grands domaines pour identifier concrètement les sources possibles qui pourraient impacter la livraison du produit ou service acheté. Cette analyse doit se doubler d’une veille marché sur les principaux fournisseurs stratégiques afin d’avoir la possibilité de réagir rapidement en cas de problème avéré.
On peut regrouper les risques en 5 grands domaines :
• économique
• financier
• technologique, logistique & qualité
• réglementaire
• métier
Les risques économiques sont des risques macro-économiques (retournement d’un marché, taux de change, météorologie, risque politique dans certains pays …) qui peuvent impacter significativement le prix ou l’approvisionnement de certains produits. Ces risques se couvrent souvent en imaginant des scénarios de repli (plans B – prospective).
Les risques financiers correspondent aux situations où votre société change de stratégie ou de produit/service (ainsi, par exemple, une délocalisation d’une activité va impacter la chaîne de distribution, un nouveau produit va impliquer des investissements chez les fournisseurs).
Enfin, si la santé financière de votre fournisseur est trop fragile, il peut se retrouver trop endetté et en situation de cessation d’activité.Les risques financiers se couvrent par une bonne analyse économique de vos fournisseurs principaux (SRM)
Les risques technologiques, logistique et qualité, sont les risques directement liés aux opérations : technologie obsolète ou trop récente, ayant une fiabilité incertaine, livraisons aléatoires (risque logistique, risque de destruction de stocks, d’invendus …) ou encore qualité insuffisante des produits livrés (incidents, rebus …).
Le risque réglementaire concernent une méconnaissance réglementaires d’un pays, d’une législation, d’un secteur ou en négligeant les aspects contractuels d’une relation. Il se couvre en étant vigilant et averti, en rédigeant des contrats, et en connaissant bien les différentes réglementations qui s’appliquent aux métiers (loi de sous-traitance 1334 de 1975 pour les prestations de service et l’intérim, loi Dutreil 2 en faveur des PME vis-à-vis de la grande distribution, le code de propriété intellectuelle pour les entreprises de conseil …).
Enfin, les risques métiers sont liés à un mauvais pilotage de la relation fournisseurs (objectifs peu clairs, politique des achats mal communiquée en interne ou pas respectée) ou à une mauvaise gestion opérationnelle (absence de tableaux de bord, absence de professionnalisation des acheteurs, absence de traitement des litiges ou des conflits, absence de contrôle des fournisseurs, absence de suivi des livraisons …).
Mieux anticiper : utiliser les outils d’analyse des risques
L’AMDEC (Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets et de leurs Criticités) est un outil très utilisé dans le monde industriel, et qui permet aussi dans le monde des Achats de faire de l’analyse de risques. Concrètement, une analyse AMDEC se déroule en 3 étapes :
On peut aussi construire une matrice des risques (probabilité vs impact), et définir des plans de sortie de crise. Ainsi, pour les défaillances les plus critiques, on met en place un plan d’émergence à 3 niveaux :
1. Prévention : avant l’évènement – sensibilisation, études terrain détaillées, gestion des stocks mini …
2. Atténuation (Mitigation) : pendant l’évènement – liste d’actions possibles pour atténuer l’impact
3. Récupération (Recovery) : Après l’événement – en général, on anticipe en ayant sous la main à ce moment-là une liste de fournisseurs pouvant rapidement prendre le relais.
Quelques bonnes pratiques
• Vérifier régulièrement les stocks de sécurité : la définition des niveaux mini/maxi est-elle toujours d’actualité, les niveaux des stocks sont-ils fiables, les pics de production sont-ils anticipés…
• Suivre les délais de paiement : un fournisseur payé de manière irrégulière, hors délai, pourra être facilement un fournisseur moins respectueux lui aussi de sa part du contrat, du respect des délais ou des quantités … voire vous pourriez devenir une source de sa défaillance.
• La contractualisation : En basant vos contrats sur des règles claires et équitables, vous créez les conditions de confiance réciproque, vous êtes aussi assuré de voir votre interlocuteur réagir rapidement en cas de dysfonctionnement.
• Les assurances : Évidemment, les assurances ne couvrent que les risques connus et déjà identifiés, et elles ont un coût qui peut être non négligeable, mais elles peuvent être de grand secours dans certaines circonstances. De plus ,certaines sont obligatoires.
• Le SRM : Dernière bonne pratique que l’on citera ici, les outils de gestion des relations fournisseurs sont des aides importantes dans la gestion des risques, le suivi des fournisseurs et le suivi de la qualité des relations.