La négociation est évidemment une compétence clé de l’Acheteur, là où vont l’amener toutes les étapes préliminaires que sont la mise en place de la stratégie et d’une organisation associée, la segmentation, la recherche d’informations auprès de ses clients internes, la recherche de fournisseurs…
Une compétence clé
La bonne nouvelle c’est que la négociation, ça s’apprend à la fois en connaissant les méthodes et techniques de négociation, mais aussi en travaillant sur ses attitudes et ses comportements. La négociation est plus un art qu’une science, et la pratique est plus importante que la connaissance des techniques. Toutes les situations de négociation sont différentes, elles vont dépendre d’un contexte d’affaires spécifique à un moment donné, pour chacune des parties, et doivent toujours être préparées minutieusement
De nombreux éléments totalement irrationnels peuvent impacter une négociation, et il est donc toujours important d’être « présent », attentif et vigilant à vos interlocuteurs.
Une négociation réussie s’articule autour des 3 piliers suivant:
1. Les étapes de la négociation
2. Stratégies et tactiques
3. Communication et styles de négociation
Les étapes de la négociation
Il y a de nombreux ouvrages qui traitent de la négociation, mais une approche simple et universelle consiste à suivre 3 étapes:
• Préparer
• Conduire
• Conclure
Etape 1: Préparer
Cette étape, se divise elle-même en 3 phases:
1. Aptitude à négocier
• se connaître (comportement, psychologie…cf. Communication)
• Cette phase se rapproche des techniques de développement personnel (Analyse Transactionnel, PNL, …)
2. Les acteurs (information et influence)
• Qui sont mes interlocuteurs ? (rôles, influence, expérience, réseau…)
3. Définir les objectifs et le cadre
• enjeux ?
• Objectifs (Idéal, réaliste, de repli)
• Organisation de la rencontre (planification, logistique, choix du lieu…)
Etape 2: Conduire
Pour bien préparer vos négociations, de manière régulière et pérenne, vous pouvez donc vous faire une fiche de préparation, qui contiendra par exemple enjeux et objectifs, noms de vos interlocuteurs, stratégie de négociation … N’oubliez pas non plus de rédiger une checklist de vos arguments, et une checklist des sujets à aborder dans le cadre de la négociation.
Enfin, pour consigner et maîtriser le déroulement de la négociation en elle-même, vous pouvez vous aider d’une fiche de conduite de négociation.
La aussi 3 phases à suivre:
1. Pré-négociation
il se passe beaucoup de choses avant “d’officiellement” être en négociation, dans certains cas tout est défini avant la rencontre…
2. Négociation
• ritualisation…”break the ice”
• information et exploration
• utiliser des arguments généraux
• ne pas oublier, beaucoup d’aspect sont négociables, il n’y a pas que le prix
• développement des mécanismes d’influence
• rapprochement / ajustements
• mes arguments, mes contres arguments (être créatif, préparer ses preuves)
• utiliser des arguments particuliers
• formation de l’accord
3. Post-négociation
• Vérifier la corrélation objectifs et accords
• vérifier l’applicabilité
Etape 3: Conclure
• Vérifier la bonne compréhension des points d’accord
• Vérifier que l’on a répondu au Quoi / Quand / Comment
• Ecrire les accords (compte-rendu, contrat, …)
Stratégie et tactiques
Pour mémoire, la différence entre les notions de stratégie et de tactique:
• la STRATEGIE définit les grandes orientations, les actions majeures, la cible à atteindre, alors que
• les TACTIQUES sont des initiatives ponctuelles pour lesquelles le négociateur saisit les opportunités de circonstances et contourne les obstacles.
Ainsi, on parlera par exemple de stratégie offensive ou défensive, de coopération ou d’affrontement, globale ou pas à pas … Les différentes tactiques vont être des actions instantanées et opportunes, suivant ce que l’acheteur va comprendre, sentir, analyser, d’une situation à un moment donné. On peut citer jusqu’à 268 tactiques différentes, que l’on répartit en 9 grandes familles (menace, déstabilisation, manipulation, comportement, réciprocité, argumentation, terminales, temps, prix).
Communication et styles de négociation
Pour bien négocier il y a des pré-requis qui font appel à des “soft skills”, des compétences non techniques. La citation de Sun Zi, général chinois et maître de stratégie, est évocatrice :
« Connais-toi toi-même et connais ton ennemi, et en cent combats tu ne seras pas défait. »
Pour cela les sciences humaines ont développés de nombreux outils basées sur des modules éprouvés qu’il est bon de connaître. Les éléments ci-dessous proposent des approches connues et efficaces.
• L’Analyse Transactionnelle (rôles Parents / Adulte / Enfant) permet de décrypter les attitudes, très utiles pour se synchroniser avec son interlocuteur, c’est un préalable indispensable avant la phase de concessions ;
• La synchronisation avec son interlocuteur dépend aussi de la maîtrise de la communication “Verbale” (visuel / auditif / kinesthésique), “Non-Verbale” (posture, geste, expressions) et “Para-Verbale” (voix, rythme, débit…) ;
• Un outil utile est le SONCAS afin de comprendre les motivations de son interlocuteur et adapter sa communication en conséquence. On peut classer les motivations de son interlocuteur,en 6 grandes catégories :
S : Sécurité
O : Orgueil
N : Nouveauté
C : Confort
A : Argent
S : Sympathie
• Il y a des modèles plus élaborés basés sur les travaux du psychologue JUNG mais qui demandent un accompagnement (exemple: MBTI).
Ci-dessous un exemple de modèle : vous pouvez améliorer votre communication en identifiant vos styles dominant et auxiliaire, au sein de la matrice Engagement / Coopération, et en travaillant pour adopter systématiquement le style efficace de chacun des cadrans
