Votre Cahier des Charges est rédigé, vous allez pouvoir le diffuser et commencer à identifier des partenaires potentiels. Savez-vous quels sont les 3 points prioritaires que vous devez avoir en tête pour bien identifier et sélectionner vos fournisseurs ?
Etudier le marché
Bien connaître le marché est fondamental pour un acheteur. Différentes sources peuvent être utilisées pour recueillir des informations : internet, les réseaux professionnels (collègues, experts, fédérations métiers, CNA …), les bases de données d’informations économiques, les salons ou congrès … Il est possible aussi d’adjoindre à son « enquête » les éléments d’une RFI (Request For Information, ou « Consultation sans engagement »).
La matrice de Porter est un outil bien utile pour structurer et synthétiser son étude de marché sur une famille achats. Ci-dessous un exemple :
La notion de cycle de maturité d’un marché est une notion qu’il faut garder en tête : les fournisseurs n’auront pas le même profil ni les mêmes caractéristiques sur un marché en phase de lancement, de croissance, de maturité, ou encore de déclin.
Un marché se structure selon des forces concurrentielles. En tant qu’acheteur, vous devez avoir en tête ces forces pour bien situer votre appel d’offres et votre recherche de fournisseurs, avant de vous engager dans une relation durable. Ainsi, vous devez identifier les potentiels nouveaux entrants, et les produits de substitution potentiels (existants ou à venir dans une échéance proche), et vous devez connaître les contraintes réglementaires auxquelles vos achats et vos produits seront soumis.
Utiliser des critères de pré-sélection et de sélection
Gérer le choix d’un fournisseur est un processus long qui peut nécessiter de multiples étapes. Pour arriver à un résultat, ce processus doit se traduire par une diminution progressive du nombre de vendeurs présents dans votre liste. Suivant la nature du bien ou du produit à acheter, sa complexité, son rang stratégique et le montant de la dépense à engager, ce processus peut parfois prendre de nombreux mois.
Au fur et à mesure que l’entonnoir se resserre, vous devez définir des critères de pré-sélection. Ces critères peuvent être demandés dans différents domaines de l’entreprise, et vous, en tant qu’acheteur, devez définir l’importance de chaque critère et vos besoins dans ce domaine. On obtient ainsi un tableau que vous pourrez remplir pour évaluer toutes les entreprises issues de votre sourcing, avant de déterminer lesquelles vous consulterez pour l’appel d’offres. Cela vous évitera naturellement de consulter des entreprises qui sur le tard pourraient se révéler « hors critères » dans l’élaboration du choix final.
Exemple d’un tableau de pré-sélection :
En fin en fin d’appel d’offres, lorsqu’il ne reste plus que quelques fournisseurs qui ont passé toutes les présélections, il s’agira d’effectuer la sélection finale à partir de critères spécifiques et différenciants. Il est fortement recommandée d’établir ces critères avant de lancer l’appel d’offres afin d’éviter tout risque de révision en cours de projet.
Systématiser les bonnes pratiques
• Toujours écouter et répondre à un fournisseur ;
• Indiquer les raisons d’une sélection ou d’une non sélection (respecter l’effort du fournisseur) ;
• Tenir le planning. En cas de, si dérive, informer et expliquer ;
• Constituer la grille d’évaluation avec les clients internes ;
• Informer régulièrement ses clients internes + management du déroulement de l’appel d’offres ;
• Dans la mesure du possible, visiter le site fournisseur, surtout celui ou ceux qui présentent les meilleurs potentiels ;
• Préserver la confidentialité
