La phase d’expression du besoin permet de déterminer la nature du besoin de manière qualitative et quantitative. La finalité de l’expression du besoin est d’établir un cahier des charges qui sera remis aux fournisseurs consultés.
Le cahier des charges sera plus ou moins dense en fonction des paramètres suivants :
• Délai d’approvisionnement court (en général plutôt une consultation) ou long (possibilité d’élaborer un appel d’offres complet) ;
• Enjeux (forts ou faibles) ;
• Ressources à disposition (suffisantes, faibles voire inexistantes);
• Objectifs (ambitieux ou en continuité d’un historique).
• Risques (nouveauté, incident Qualité…)
Les parties prenantes dans l’expression des besoins
L’expression de besoins est réalisée à partir d’un « quatuor » indissociable :
1.l’utilisateur pour son expérience terrain,
2.le prescripteur pour sa connaissance technique,
3.le fournisseur pour son offre,
4. l’acheteur étant le pilote chef de projet.
L’acheteur, toujours à l’épicentre de ce groupe, assure un subtil équilibre entre les parties prenantes :
• en interne, il définit avec ses interlocuteurs les besoins de l’entreprise,
• en externe, il sélectionne les fournisseurs et traite avec ceux qui répondent le mieux à ces besoins.
L’idéal est de définir un besoin au plus juste, ce qui dans la réalité est compliqué car nous ne disposons jamais de toutes les informations nécessaires. L’équilibre est subtil entre sur-qualité et sous-qualité.
Les 2 types de Cahier des Charges
Le cahier des charges permettant la consultation du marché fournisseurs peut être :
• figé (en générale une référence précise) ;
• fonctionnel.
Bien entendu, le choix entre ces deux types de cahier des charges est défini à partir de la stratégie mise en place.
Le cahier des charges figé
Il s’exprime en terme de « fait de », c’est-à-dire que l’on impose une solution, sans nécessairement expliquer à quoi cela va servir ni du niveau de performance utile.
Il s’agit donc d’un document regroupant toutes les caractéristiques que l’on impose aux fournisseurs.
Selon l’enjeu, le cahier des charges technique peut revêtir une forme simplifiée à partir d’un plan de définition et d’un certain nombre de critères commerciaux, ou une forme plus élaborée comprenant :
• une introduction contenant des informations à caractère général,
• l’objet du marché, spécifique à la consultation et définissant le contexte, la durée du marché, le contrat associé au marché, l’environnement et ses réglementations…
• la description du besoin, comprenant les caractéristiques du matériel ou de la prestation attendue, le niveau de qualité souhaité, le standard des normes à respecter…
• le prix du marché, qui consiste à préciser aux fournisseurs les modalités de réponses quant au prix,
• l’organisation de la procédure, qui reprend la description des obligations à respecter, telles que la date de réception des offres, la personne en charge du dossier…
• les critères d’attribution, qui présentent la procédure de choix des fournisseurs.
Le cahier des charges fonctionnel
Ce type de cahier des charges s’exprime en terme de « fait pour », c’est-à-dire la recherche d’un résultat décliné à partir d’une solution fournisseur. Les éléments constitutifs d’un cahier des charges fonctionnel sont :
1. La présentation générale du besoin, qui décrit les besoins principaux que le produit ou la prestation doit satisfaire, des informations sur les volumes et leur répartition dans le temps et le contexte général du projet (la situation, les parties concernées par le projet et les objectifs, la nature de la prestation demandée, le caractère de confidentialité et l’environnement recherché),
2. L’expression fonctionnelle du besoin, qui est le résultat d’une analyse fonctionnelle du produit ou de la prestation, qui fait apparaître les différents niveaux de détail dans l’expression de la demande.
Les fonctions de service et les contraintes : une contrainte se définit par une limitation à la créativité et à l’innovation du concepteur. Ces contraintes peuvent être :
• Réglementaires : sécurité, environnement.
• Qualitatives : normes, labels.
• Environnementales : énergies disponibles, installations environnantes, moyens de manutention.
3. Les critères d’appréciation : pour chaque fonction, il convient de définir les critères d’appréciation permettant d’affirmer que la
fonction est remplie ou la contrainte respectée. Par exemple : la contenance, la température, la durée du dépannage, la longueur de la flamme…
Les clauses incontournables d’un cahier des charges
Mais quelle que soit la forme du cahier des charges à adopter, les éléments ci-après constituent la base standard des clauses qui doivent figurer dans la consultation :
• Objet du cahier des charges
• Périmètre de la consultation
• Durée et planning associé du projet
• Description technique ou fonctionnelle du besoin
• Possibilité ou non de variantes techniques
• Démarches impératives à respecter (clauses non négociables)
• Structure et suivi du contrat chez le fournisseur
• Confidentialité
• Personnes à contacte
• Principaux critères d’évaluation
• Les annexes techniques
