Tout acheteur est confronté à l’extrême complexité due à la diversité des relations fournisseurs, des interlocuteurs, des événements etc. Pour éviter la noyade, il est important de gérer vos fournisseurs avec méthode, et, si possible, avec des outils dédiés qui vous permettront d’améliorer votre réactivité, vos prises de décisions, et vos gains. On parle de SRM ou Management de la relation fournisseur.
De plus, de nos jours, les systèmes qualité imposent des processus d’amélioration continue qui rendent incontournable cette gestion et ce suivi.
Gestion des relations fournisseurs : processus et outils pour gérer la performance
Après avoir mis en place sa segmentation fournisseurs sur laquelle s’établit ses stratégies par famille achats, il y a la vie opérationnelle où il s’agit de contrôler la performance et de l’améliorer continuellement. Mais le temps d’un acheteur étant humainement limitée, il va bien falloir se focaliser sur des relations ciblées, en général les fournisseurs stratégiques et/ou critiques. Il y a donc tout un plan de suivi à répartir selon les ressources achats disponibles mais aussi en impliquant les acteurs internes principaux car la relation fournisseur n’est évidemment pas une responsabilité de l’acheteur uniquement. Le service Achats est responsable de l’animation de ce système de gestion des relations fournisseurs.
Gérer la performance signifie en premier lieu la mise en place d’évaluations et d’indicateurs, puis le suivi régulier (analyse et décision) de ceux-ci. Pour cela, le système doit reposer sur des axes de création de valeur achat clairement identifiés : optimisation des coûts, optimisation des affaires, optimisation des processus et de la productivité, optimisation de la flexibilité et de la vitesse, gestion des risques, etc.
Bien gérer son panel de fournisseurs
Une fois votre liste de fournisseurs (appelé panel ou encore portefeuille cible) établi et vos critères d’évaluation définis, il s’agit d’affecter à chacun un statut.
Par exemple :
• P comme “au Panel” pour les fournisseurs performants ;
• N comme “Nouveau” pour les fournisseurs en cours de qualification ;
• S comme “Suspendu” pour les fournisseurs en phase probatoire, tout nouveau business est alors interdit ;
• E comme “Eliminé du panel” pour un fournisseur avec lequel on ne veut plus travailler
Définir un statut fournisseur correspond à l’expression concrète de la politique achats de la catégorie concernée, et améliore la cohérence des discours en interne entre les différents acteurs, vis-à-vis du fournisseur. La décision sous forme de statut est claire, affichée, partagée, transparente, même si cette décision en elle-même peut être source de conflit interne. En contrepartie, il est évident que le contrôle du panel (décisions d’entrée ou de sortie) est un élément fondamental de la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie.
Pour que le panel soit respecté, il faut parfois rendre obligatoire la validation de chaque nouveau fournisseur par le service achats, c’est à dire intégrer dans l’ERP de l’entreprise un statut fournisseur contrôlé par les achats.
Suivre la performance : scorecard et tableau de bord
La scorecard est une « fiche fournisseur » dédiée à une relation fournisseur du programme SRM et adressée au management interne et au fournisseur. Le nombre de critères varie selon les enjeux et la criticité. L’outil est efficace dans la durée et demande un d’effort de mise en oeuvre et de suivi. La scorecard va reprendre les éléments clés de la performance :
• Qualité (nb et type d’incidents, résultats audit)
• Logistique (% de livraison conforme en délai / quantité…)
• Coûts (évolution des prix, coûts non qualité, …)
• Optionellement
• Projets (délai respecté)
• Service (réactivité, nb de propositions…)
Le tableau de bord est un outil de synthèse qui permet de suivre le programme complet de SRM. Il inclut également des indicateurs sur des familles achats clés. Il est adressé au senior management interne.
Scorecard et tableau de bord doivent être ajournés régulièrement (annuel, semestre ou trimestre, parfois mensuel selon les enjeux et risques).