Une politique Achats et une stratégie ne sont pas suffisantes à elles seules pour que le service Achats assure sa mission et apporte les résultats attendus. Il faut aussi mesurer et piloter sa performance au quotidien.
Il convient donc de mettre en place les bons indicateurs de suivi, et le reporting de ces indicateurs via des tableaux de bord.
Le choix des bons indicateurs est un choix crucial et spécifique à chaque métier, secteur ou produit.
Une fois les indicateurs et le tableau de bord validés, le rôle du service achats va être de communiquer sur les résultats et de mettre en place les actions nécessaires pour l’amélioration de ceux-ci vers les objectifs fixés.
Le pourquoi du reporting achats
Toutes les entreprises ont une obligation de performance et l’obligation de la mesurer avec des indicateurs (pas de match sans score !). Ces indicateurs doivent donc être alignés pour permettre d’en mesurer la mise en oeuvre et la réussite.
Les indicateurs permettent de reconnaître et mesurer le travail accompli, et aident à faire avancer les projets parfois complexes et longs. Attention cependant, utilisés à l’extrême, ils peuvent devenir chronophages et créer trop de pression sur les résultats immédiats au détriment d’une approche plus raisonnée sur le long terme.
Scorecard (performance fournisseur)
La scorecard est un tableau dédié à UNE relation fournisseur du programme SRM : le nombre de critères varie selon les enjeux et la criticité. Elle est adressée au management interne et au fournisseur.
Tableau de bord (performance du service Achats)
Le tableau de bord est un outil de synthèse qui permet de suivre l’évolution du service au regard de ses objectifs sur les aspects financier, vie de l’équipe, utilisation des outils et processus, performance fournisseurs, etc.
Ce reporting est destiné au supérieur hiérarchique, et éventuellement : aux clients internes, au supérieur fonctionnel, à la direction du site, à l’équipe achats, et même aux fournisseurs stratégiques.
Le tableau de bord intègre ainsi tous les objectifs (Groupe, Site, Clients), avec un ou deux indicateurs associés à chaque objectif. Les objectifs sont déclinés pour chaque familles et/ou collaborateur.
Plan de reporting Achats
La mise en place des tableaux de bord n’est pas suffisante, il faut aussi s’assurer de leur utilisation régulière. Il faut pour cela établir un processus de recueil et validation des informations, établir une synthèse pour chaque demandeur et définir les modalités d’une communication périodique sur le contenu et l’analyse du tableau.
Un tableau de bord est une occasion de dialoguer, de mettre en place une action corrective et/ou FÉLICITER sur des éléments factuels, mesurables, et gratifiants !
Questionnaire de satisfaction Achats interne
Parmi les bonnes pratiques pour améliorer la qualité d’un service Achats, il faut citer l’enquête de satisfaction interne. En effet, si la pratique est courante envers les clients externes de l’entreprises, ou même parfois envers les fournisseurs, on pense rarement à interroger les clients internes du service Achats… Étant donné la position centrale de ce dernier, cette bonne pratique devrait vous permettre d’encore mieux jouer votre rôle !
