gestion des achats

Un organigramme, des ressources et des fonctions bien définies aideront votre service Achats à être plus performant.

Faisons le point sur quelques points clés qui permettront d’améliorer l’organisation de votre service Achats

Organigramme d’un service Achats

Il existe différents postes clés dans l’organisation d’un service Achats. L’organigramme ci-dessous vous montre en effet qu’il est important d’identifier des postes et des rôles clés (acheteurs famille et acheteurs projets) et de déterminer les liens hiérarchiques et fonctionnels entre ces interlocuteurs. Plus ces acteurs seront identifiés précisément, avec des rôles, des missions, et des objectifs clairs, plus votre service Achats pourra apporter toute sa valeur ajoutée.

Cet organigramme montre aussi à quel point les relations inter-services sont importantes, et pourquoi les capacités de négociation, en interne comme en externe, sont des compétences clés de l’acheteurs!

Exemple d’organigramme d’un service Achats structuré

La coordination des achats

Cette mission de coordination entre les différents acteurs est un maillon essentiel de la performance du service.

On pourrait décliner cette coordination autour de 3 priorités :
• aider au mieux le responsable d’un projet à optimiser et maîtriser ses coûts en lui amenant des solutions d’optimisation des achats,
• suivre la qualité des approvisionnements et les litiges, pour améliorer la productivité,

• respecter la politique Achats de l’entreprise et atteindre les objectifs stratégiques de la direction en liaison avec les différents sites impliqués.

Suivi Qualité Achats : une mission clé

Cette mission entre en première ligne dans le suivi et la gestion de la relation fournisseur. En effet, la relation fournisseur n’est pas un long fleuve tranquille, et il est primordial d’obtenir en permanence la meilleure performance du marché, non seulement en termes de prix, mais aussi de qualité, de respect des délais…

De plus, les systèmes qualité modernes imposent un processus d’amélioration continue obligeant la mise en place d’actions de suivi.

Le management des fournisseurs requiert toutes les compétences managériales (leadership, empathie, motivation…) sans toutefois posséder les leviers hiérarchiques ou le levier business.

Paradoxalement, la performance Fournisseur se joue souvent autant, voire plus en interne qu’en externe.

En effet, la Qualité d’un produit ou service se joue en amont lors de la définition du besoin et la sélection du fournisseur mais aussi en phase d’utilisation pendant toute sa durée de vie. Il s’agit de garantir en permanence que le niveau de performance Qualité est conforme aux attentes.

Achats et approvisionnement… Qui fait Quoi ?

Une idée reçue assez forte consiste à considérer qu’acheter et approvisionner sont deux missions identiques. La fonction Achats dans l’entreprise recouvre des dimensions plus vastes (managériale, commerciale, économique, technique, stratégique, réglementaire …) mais recouvre aussi une partie liée à la logistique : gestion des flux, des filières, délais de livraisons, stocks, etc …

Il est important de bien séparer ces missions, si possible au travers de services et de personnes dédiées. Ainsi, un partage des rôles et une meilleure tenue des objectifs de chacun peut être envisagée. Par exemple, le service approvisionnement pourra passer les commandes et les planifier, de façon à optimiser la gestion des stocks, alors que le service achats pourra négocier les contrats (conditions de paiements par exemple, ou sécurisation d’une filière d’achats critiques…) et gérer les comptes et relations fournisseurs. La résolution des incidents logistiques est une mission partagée, avec en premier niveau le service d’approvisionnement, et en deuxième recours le service achats.

Et à qui doit reporter le service achats ?

Idéalement, le directeur du service Achats fait partie du comité de direction de l’entreprise, et reporte directement à la direction générale. On peut aussi parfois faire dépendre le service achats de la direction financière, ou du service logistique. Evidemment, plus il existe des achats critiques ou stratégiques dans l’entreprise, plus le rôle des achats, la définition des politiques et des stratégies associées seront stratégiques et de premier plan.

© Reducio (avec la participation de Qwesta) – Lien vers la plateforme Qwesta

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