stratégie d'achats

Afin exécuter les missions attribuées au service achats (acheter des produits, prestations ou services dans les meilleures conditions du marché…), il convient d’établir une stratégie Achats. Sans stratégie, on ne peut espérer une relation fournisseur performante et l’on subira probablement les événements des relations fournisseurs.

La stratégie d’achat

La stratégie d’achats est guidée par la recherche de la meilleure contribution de la fonction à la compétitivité globale de l’entreprise. En outre, elle est en parfaite cohérence avec la stratégie générale et porte sur les points suivants, constituant autant de domaines d’action complémentaires :
• établit et valide les objectifs spécifiques aux achats ;
• dimensionne les ressources et valide leur libération ;
• détaille comment atteindre les objectifs ;
permet d’engager les équipes et les clients internes (visibilité, sérénité, collaboration)

Établir les objectifs et le plan d’actions spécifiques aux achats

Il s‘agit de synthétiser des objectifs d’entreprises et de les traduire opérationnellement sur toutes les catégories achats gérées.

Bien que facile de le dire, le faire est un exercice long et relativement complexe. En effet les objectifs devront être traduits en fonction des ressources disponibles mais aussi des nombreuses contraintes (évolution des marchés, urgences opérationnelles, niveau de performance requis et disponible…). Dans la pratique il s’agira de suivre les étapes suivantes, certaines pouvant avoir déjà été établies :

• Recueillir les dépenses historiques par fournisseur (et si possible par article/prestation)
• Établir une segmentation homogène pour tous ses postes de dépenses. Spécial Négoce: Analyser stratégie Vente (besoin / contraintes / trend)
• Analyser le marché fournisseurs par type en utilisant le diagramme de Porter
• Etablir une matrice de Kraljic par segment (niveau famille et/ou type)
• Etablir matrice SWOT pour chaque type
• Générer et évaluer initiatives d’amélioration selon les objectifs donnés
• Etablir matrice Effort / Bénéfices pour chaque type
• Etablir plan d’action détaillé avec planning / indicateurs / reporting

La politique fournisseurs

La politique de notre entreprise en matière de relation fournisseurs va dans le sens d’une fidélisation de ceux-ci. Pour ce faire, la relation de long terme créée par cette politique doit être gérée à l’aide d’un système de mesure de performances du panel fournisseurs existant ou futur.

La politique de communication

Elle s’exerce à deux niveaux :
en interne, le service achats est un lieu d’échanges privilégié dans lequel les différents acteurs de l’entreprise peuvent intervenir
en externe, le service achats met en œuvre tous les moyens permettant à l’entreprise de fournir une image forte en matière d’éthique et de compétences dans le domaine des achats.

La politique de ressources humaines

Dans l’économie actuelle, l’acte d’achat est devenu complexe et donc les profils des acteurs de la fonction sont en constante évolution. Le niveau demandé pour exercer cette profession est de plus en plus élevé, on cherche un peu le mouton à 5 pattes. capable d’être à la fois analytique, communiquant, ayant du leadership, négociateur, à l’aise dans les environnement techniques / financier / juridique / qualité…

Il y a donc forcément un plan de développement à construire avec chaque membre d’une équipe achats afin de répondre à tous ces défis.

La politique qualité fournisseurs

• l’organisme doit s’assurer que le produit acheté est conforme aux exigences d’achats spécifiées,
• le type et l’étendue de la maîtrise appliquée au fournisseur et au produit acheté doivent dépendre de l’incidence du produit acheté sur la réalisation ultérieure du produit ou sur le produit final,
• l’organisme doit évaluer et sélectionner les fournisseurs en fonction de leur aptitude à fournir un produit conforme aux exigences de l’organisme,
• les critères de sélection, d’évaluation et de réévaluation doivent être établis.

La déontologie Achats

Elle se décline selon trois axes :

1. l’établissement des règles et procédures

La corruption est un risque dans l’environnement de la fonction achats, d’où la nécessité de mettre en place des règles, des chartes et des procédures, afin d’apporter plus de transparence et de conserver la confiance des fournisseurs et des clients.

Une charte de déontologie soit être formalisé avec les principes fondateurs suivant :
• évaluation et sélection des fournisseurs,
• implication des fournisseurs en amont,
• communication et échange d’informations avec les fournisseurs,
• propriété intellectuelle et industrielle,
• fréquences de consultation des fournisseurs,
• principes de contractualisation
• principales clauses contractuelles,
• principes de remise en cause des fournisseurs,
• politique d’approvisionnement,
• conditions générales d’achat.

2 . Relation vis-à-vis des fournisseurs

Une équité doit être assurée entre les fournisseurs tout au long du processus achats :
• envoi de dossiers semblables,
• demande de renseignements similaires,
• égalité d’accès à l’information,
• déroulement des négociations identique,
• synthèse des contacts, des offres et des négociations pour chaque affaire.

3. La charte éthique

L’éthique achats, c’est l’ensemble des règles de comportement que l’on s’impose ou que l’on impose à ses fournisseurs. Ce document, distribué à tous les acteurs de la relation fournisseur, décrit non seulement les procédures d’achats, mais fixe aussi les règles d’éthique auxquelles ils doivent se soumettre.

Il y est autant question de transparence que d’intégrité ou de responsabilité. Le grand principe de la charte déontologique consiste à rappeler quelques règles de bonne conduite. La volonté du service achats est de faire respecter ces mesures préventives.

Quelques règles fondamentales de la charte à respecter :
• éviter le mépris et le cynisme vis-à-vis des fournisseurs et sous-traitants,
• les relations clients/fournisseurs s’établissent sur le long terme après de nombreux efforts mutuels et soutenus,
• ces relations sont remises en cause en permanence par une vigilance économique et technique,
• travailler sur le long terme et éviter les coups gratifiants à court terme, mais hypothéquant l’avenir des relations,
• tenir parole et faire preuve d’honnêteté sont des attitudes qui pérennisent les relations,
• ne pas construire la prospérité de son entreprise sur la ruine des autres.

© Reducio (avec la participation de Qwesta) – Lien vers la plateforme Qwesta

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