Un service achats bien structuré et bien organisé commence par une bonne définition de ses missions, de ses objectifs, et des fonctions (postes) des collaborateurs impliqués.
Faisons le point sur quelques généralités qui vous permettront de bien positionner le service Achats de votre entreprise.
Missions du service Achat
Dans ses grandes lignes, un service achat a pour missions stratégiques de :
1. Contribuer à augmenter les résultats financiers.
2. Piloter l’amélioration continue au travers des relations fournisseurs.
3. Protéger l’entreprise (gestion des ruptures d’approvisionnement, litiges, incidents …).
Le cœur du métier consiste en premier lieu à satisfaire les besoins des clients internes, en obtenant la meilleure performance des fournisseurs (Qualité / Coût / Délais / Services) et en optimisant les coûts complets.
Objectifs du service Achat
La définition des objectifs du service Achat se fait bien évidemment en lien avec une stratégie (elle-même en lien avec une politique achats).
Ensuite, ces objectifs sont déclinés pour chaque famille et/ou collaborateur. Un objectif achat, comme en management, doit être « SMART » :
• Spécifique (précis),
• Mesurable (associé à un indicateur),
• Ambitieux (impliquant un effort),
• Réaliste (accessible)
• Temporel (planifié dans le temps, avec suivi, évaluations et validation finale).
Constitution du service Achat
Pour constituer le service achats au sein de votre entreprise, vous devez avoir identifié et formalisé les principaux postes nécessaires.
• Directeur et responsables : en charge du management et du reporting, voire de la communication et en responsabilité directe sur des achats stratégiques ou critiques. Le directeur participe à la définition de la stratégie.
• Acheteurs : ils peuvent appartenir à trois typologies différentes :
• acheteur Famille : en charge de tout le processus achats pour sa famille de produits sur un site.
• acheteur Projet : intégré aux équipes Projet, en charge de la coordination avec les acheteurs Famille, et intégrant des fonctions de veille et d’innovation.
• acheteur Leader : en charge des processus achats par famille de produit mais sur plusieurs sites.
• Responsable Qualité : gère le contrôle réception et les audits. Il peut appartenir au service achats ou au service qualité.
D’autres postes peuvent être nécessaires, de manière plus exceptionnelle suivant les secteurs et les industries :
• Développeur fournisseur : en charge de transmettre les bonnes pratiques et méthodes du client chez le fournisseur, pour améliorer la qualité globale des échanges et l’homogénéité du suivi qualité.
• Contrôleur de Gestion pour la fonction Achats : alimente et maintient la base de données des achats, contrôle les rapports prix/coûts et établit les reporting
• Responsable méthodes pour la fonction Achats : référent pour la mise en place et l’utilisation du SRM (Supplier Relationship Management), intranet achat, il mène les projets d’amélioration des outils et du processus achat
Ces différents postes, lorsqu’ils n’existent pas complètement, peuvent faire l’objet de missions confiées à un ou plusieurs acheteurs ou responsables.
Enfin, l’ensemble de la fonction achat doit pouvoir bénéficier d’un support juridique, soit externe (au travers d’une liaison étroite avec des cabinets), soit interne (au travers d’un responsable qui tient le rôle de référent juridique pour tous les contrats et litiges).
