connaissances service achat

Le service achats est une structure transverse dans l’entreprise. A ce titre, les acheteurs doivent non seulement connaître les fournisseurs et le marché, mais aussi tous les acteurs internes de l’entreprise, appelés clients internes.

La culture du « client interne »

Historiquement, jusqu’aux environs des années 2000, les services achats concernaient : les grandes entreprises de l’industrie, pour leurs achats directs et stratégiques (achats nécessaires à la production de masse), et majoritairement les achats de matériel.

Aujourd’hui, les services achats sont aussi en mesure de répondre aux problématiques des structures plus petites telles que les PME et ETI, dans le secteur du tertiaire ainsi que dans le domaine du public, pour des achats dits indirects (hors production) et pour des prestations de service ou des prestations intellectuelles. Il ne s’agit plus d’un seul métier de « gestion des fournisseurs », mais de métiers multiples visant à optimiser de manière globale les coûts dans l’entreprise.

Un changement de posture majeur doit donc intervenir au sein des services achats pour amener le maximum de valeur ajoutée à l’entreprise. Ainsi les acheteurs doivent considérer les autres services de l’entreprise comme leurs clients internes, et mettre tout en œuvre pour maîtriser la « satisfaction client », tant au niveau des prix, que des procédures, ou de la réactivité et être un interlocuteur de confiance qui doit avant tout bien connaître ses clients. C’est une véritable culture à développer à l’intérieur-même de l’entreprise.

Que devez-vous savoir sur vos clients internes ?

En premier lieu, vous devez identifier TOUS les clients internes susceptibles de recourir aux services achats. Pour les achats directs (achats de matière en lien avec la production de l’entreprise), il est important de connaître tous les services qui vont utiliser ces produits, pour trouver différentes sources d’optimisation possible : sur les coûts (récurrents ou non récurrents), mais aussi sur l’innovation ou les processus (flexibilité, réactivité, stockage …). Pour les achats indirects (fournitures, divers matériels …), le travail de recensement de tous les acteurs peut être long, mais sera nécessaire pour effectuer de réelles optimisations des coûts globaux. On obtient alors une cartographie des contacts pour chacunes des catégories et familles achats.

mindmap

Les objectifs, les contraintes, et le fonctionnement de vos clients internes

Fondamentalement, les Achats sont amenés à créer de la valeur sur 5 axes prioritaires:

Optimisation des coûts :
coût total d’acquisition impactant la marge financière

Optimisation des affaires et innovation :
CA et/ ou marge brute, trouver le bon partenaire

• Optimisation des processus et de la productivité :
Qualité, Efficience

• Optimisation de la flexibilité et de la vitesse :
Projet, Supply, …

• Gestion des risques :
aucune rupture, aucune perte, respect réglementaire

Les clients internes (y compris la hiérarchie) auront des attentes sur chacun des ses axes, par contre avec des niveaux de priorités et des objectifs différents selon le client.

Pour satisfaire vos clients internes, il est nécessaire de connaître leurs objectifs et leurs contraintes : vous pourrez ainsi négocier avec les fournisseurs de manière plus pertinente et optimale. En contribuant à ce que vos clients atteignent au mieux leurs objectifs et en intégrant leurs contraintes et besoins aux vôtres , vous contribuez doublement à l’augmentation des résultats financiers de l’entreprise, et vous faciliter les relations internes. Vous obtenez aussi beaucoup de reconnaissance et de respect.

Le travail quotidien de l’acheteur est également facilité si le client interne adhère à l’approche achats (obtention d’informations pour la constitution du cahier des charges, disponibilité pour valider un produit ou service, bienveillance dans le gestion des incidents fournisseurs, etc.).

Il est utile de demander du feed-back après un projet à tous ses interlocuteurs, sans craindre des retours négatifs, pour à la fois être dans un processus d’amélioration et pour avoir l’occasion d’entendre des retours positifs !

Ce sont ces bonnes pratiques qui vont rendre vos projets attractifs, vous permettre d’atteindre vos objectifs, et osons le dire, une vie professionnelle riche et constructive.

On voit ainsi que le fonctionnement optimal d’un service achats va reposer sur une bonne connaissance de ses clients internes pour proposer des améliorations pertinentes et travailler en collaboration sur l’amélioration des coûts globaux.

© Reducio (avec la participation de Qwesta) – Lien vers la plateforme Qwesta

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